Wichtige Dokumente fallen überall an, in Unternehmen und im Privathaushalt gleichermaßen. Oftmals sind wir dazu verpflichtet, diese für eine unterschiedliche Dauer aufzubewahren. Was sich im Privaten vielleicht noch in Grenzen hält, ist in Unternehmen eine Frage des Stauraumes – und des Behälters. Karton eignet sich zur Dokumentenaufbewahrung hervorragend. Welche Kartonboxen dafür die besten sind, erfahren Sie in diesem Artikel.
Wie Sie wichtige Dokumente sicher aufbewahren
Vor die größte Lagerungsherausforderung stellt uns das Finanzamt. Schon im Privaten liegt die Aufbewahrungsfrist der steuerwichtigen Unterlagen bei sechs Jahren. Wenn Sie im Unternehmen aber die ersten Dokumente erst nach zehn Jahren vernichten dürfen, fällt jedes Jahr eine Menge zusätzliches Archivgut an. Dieses muss so sicher verstaut werden, dass die Dokumente auch nach einigen Jahren noch lesbar sind, falls das Finanzamt doch einmal eine rückwirkende Prüfung durchführen möchte. Empfehlenswert ist deshalb das Material Karton als Lagerbehältnis.
Dokumentenaufbewahrung im Karton
Die meisten Unterlagen kommen in ganzen Ordnern daher, weil sie zunächst noch aktiv gebraucht wurden. Sind diese nicht mehr im Einsatz und unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, empfiehlt sich stabiler Karton zur Dokumentenaufbewahrung. Kartonboxen haben den Vorteil sich platzsparend stapeln lassen und die Ordner oder auch lose Blattsammlungen zusätzlich zu schützen.
Vorbild Archiv
In Landes- oder Stadtarchiven werden historische Werte gelagert, um sie für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Im Unterschied zu einem Wirtschaftsunternehmen lagern Archive die Dokumente um ein Vielfaches länger. Deshalb sind die Archivalien empfindlich und bedürfen alterungsbeständiger Aufbewahrungsmaterialien. Archivkarton unterliegt der Norm ISO 9706. Ohne zu sehr ins Detail zu gehen, machen folgende Eigenschaften Karton alterungsbeständig:
- Säurefrei, neutral geleimt
- Fasermaterial besteht aus 100% gebleichtem Zellstoff
- Schutz gegen äußere Einflüsse durch mind. 2% Carbonat
Wer eine stabile Aufbewahrungsbox benötigt, die sich zudem ideal für den Transport eignet, nimmt sich ein Beispiel an Archiven und nutzt zur Dokumentenaufbewahrung Karton nach dieser ISO-Norm. Diese alterungsbeständigen Boxen lassen sich auch einfach für andere Lagerungszwecke verwenden. Vielleicht haben Sie ja auch vor, Ihr eigenes Unternehmensarchiv zu gründen? Gerade dann empfiehlt es sich, sich bei den großen Archiven ein Beispiel zu nehmen.
Karton für Ihr eigenes Unternehmensarchiv
Was für Landes- und Stadtarchive gut ist, kann auch für Unternehmensarchive nur von Nutzen sein. Auch über die gesetzlichen Archivierungsvorgaben für Firmen und Vereine hinaus kann sich die Aufbewahrung interessanter Dokumente lohnen. Viele traditionsreiche Unternehmen unterhalten ein eigenes Unternehmensarchiv, das für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht wird oder auch einfach für den Eigengebrauch. Für diesen Zweck sollten Sie sich bei der Lagerung der Dokumente ein Beispiel an Landes- und Stadtarchiven nehmen. Möchten Sie, dass Ihre Dokumente die gesetzlich vorgeschriebene Lagerungsdauer unbeschadet überstehen, benutzen auch Sie alterungsbeständigen Karton zur Dokumentenaufbewahrung.
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